مراحل تطبيق نظام ERP: من تحليل الاحتياجات إلى التشغيل الفعلي

يمكن تقسيم تطبيق نظام ERP إلى ثماني مراحل، من تحليل الاحتياجات إلى الدعم المكثف بعد التشغيل الفعلي والتسليم، ولا تُغلق مرحلة إلا بمُخرَج مكتوب يعتمده من يملك القرار. ويحكم الربط الضريبي فيه وحفظ السجلات قانون الإجراءات الضريبية الموحد الصادر بالقانون 206 لسنة 2020 (الجريدة الرسمية، العدد 42 مكرر (ج)، في 19 أكتوبر 2020) ولائحته التنفيذية (اللائحة) الصادرة بقرار وزير المالية 286 لسنة 2021 (الوقائع المصرية، العدد 123 تابع (ج)، في 3 يونيو 2021)، وفي الإيصال الإلكتروني قرار وزير المالية 230 لسنة 2022 (الوقائع المصرية، العدد 116 تابع، في 25 مايو 2022).

والمنشأة الملزمة بالفاتورة أو الإيصال الإلكتروني تُرسل مستنداتها إلى منظومة مصلحة الضرائب المصرية (المصلحة) لحظياً، ونرى ألا يُتخذ قرار التشغيل قبل اختبار الربط معها على بيئة اختبار ثم على البيئة الفعلية. ولا يُستغنى عن النظام القديم بالتشغيل، لأن القانون يوجب الاحتفاظ بالسجلات والدفاتر والمستندات مدةً بعد الفترة الضريبية.

المراحل والحوكمة

تبدأ هذه المراحل بعد اختيار النظام والتعاقد مع المنفّذ، أياً كان النظام. وقد يتداخل تنفيذ مرحلتين، لكن لا تُعتمد مرحلة قبل اعتماد ما قبلها.

وراعي المشروع عضو في الإدارة العليا يملك قرار الميزانية ويحسم الخلاف بين الإدارات، ويرأس اللجنة التوجيهية التي تضم رؤساء الإدارات المعنية ومديرَي المشروع من الجانبين. وتنعقد اللجنة في مواعيد ثابتة وعند نهاية كل مرحلة، وتعتمد التصميم وطلبات التغيير وقرار التشغيل.

والمستخدمون الرئيسيون واحد على الأقل لكل دورة، يعرف العمل الحالي ويملك القرار في نطاقه، ويُفرَّغ لجزء محدد من وقته لكتابة سيناريوهات الاختبار وتنفيذها. ومدير المشروع لدى المنفّذ مسئول عن الخطة والموارد وسجل المخاطر والتقارير الدورية، ويقابله مدير مشروع من جانب المنشأة. والمنفّذ يقترح والمنشأة تقرر في الإجراءات والنطاق.

التحليل والإعداد والاختبار

يُبنى تحليل الاحتياجات على المستندات المستخدمة فعلاً لا على وصف الإجراءات: الفاتورة وأمر الشراء وإذن الصرف والتقارير الشهرية. وتُحصر فيه التقارير التي تحتاجها الإدارة والإقرارات الضريبية، لأنها تحدد تصميم شجرة الحسابات والأبعاد التحليلية، وإضافتها بعد التشغيل إعادة للتصميم.

وفي تحليل الفجوات يُصنَّف كل متطلب: يغطيه النظام كما هو، أو بإعداد، أو بتعديل الإجراء، أو بتطوير برمجي خاص. ويُقدَّم الإعداد وتعديل الإجراء على التطوير الخاص، لأن التطوير الخاص يُعاد اختباره مع كل ترقية للنظام. والقاعدة العملية أن الفجوة التي يفرضها القانون أو التزام تعاقدي تُسد في النظام، والتي مصدرها العادة تُسد بتعديل الإجراء. ولا يبدأ تطوير خاص قبل أن تعتمد اللجنة التوجيهية تكلفته.

ويجري الإعداد على بيئة اختبار لا على البيئة الفعلية، ويُسجَّل كل إعداد وسببه، فهذا السجل مرجع الدعم والمراجعة لاحقاً. وتُعرض كل دورة على المستخدمين الرئيسيين ببيانات من واقع المنشأة.

وفي ترحيل البيانات تُنظَّف البيانات الأساسية قبله لا بعده: العملاء والموردون والأصناف والأصول الثابتة. وتُطابَق الأرصدة الافتتاحية المرحَّلة على ميزان المراجعة وعلى الحسابات التفصيلية في النظام القديم: الذمم بالعميل والمورد، والمخزون بالصنف، والأصول بالأصل.

واختبار قبول المستخدمين يجريه المستخدمون لا المنفّذ، على الدورات كاملة حتى قيدها المحاسبي وعلى الإقفال الشهري، ومعها الحالات الاستثنائية: المرتجعات، وإشعارات الخصم، والتسليم الجزئي، والعملات الأجنبية.

ويدخل فيه الربط الضريبي، ويُختبر على بيئة اختبار ثم على البيئة الفعلية للمنظومة. وأهم ما يُختبر (المادتان 35 و36 من اللائحة، والمادة الثانية من القرار 230):

• التكامل بين نظام المنشأة والمنظومة، وبيانات الربط ومفاتيحه الشفرية.
• شهادة التوقيع الإلكتروني التي تُوقَّع بها كل فاتورة.
• تكويد السلع والخدمات بنظام التكويد الموحد الذي يحدده رئيس المصلحة للفاتورة، وبنظام GS1 أو EGS للإيصال، وحقول الفاتورة وبياناتها الأساسية.
• عودة حالة كل مستند إلى النظام بعد تحقق المصلحة منه، ومنها الرقم الفريد للفاتورة المعتمدة.
• التكامل المباشر بين المنظومة ونقاط البيع، لمن يصدر الإيصال الإلكتروني.

وتُختبر بيانات الخصم تحت حساب الضريبة (المعروف بضريبة الخصم) على ما يتطلبه نموذج 41. والتفصيل في الفاتورة الإلكترونية في مصر والإيصال الإلكتروني في مصر والخصم والتحصيل تحت حساب الضريبة. ولا يُوقَّع محضر القبول وفي سجل الأخطاء خطأ جسيم مفتوح.

التدريب والتشغيل الفعلي وحفظ السجلات

يُبنى التدريب على الدور لا على الوحدة: أمين المخزن يتدرب على الاستلام والصرف والجرد، والمحاسب على القيد والتسوية والإقفال. ويجري على بيئة الاختبار ببيانات المنشأة وقريباً من التشغيل، ويتولى المستخدمون الرئيسيون تدريب زملائهم فتبقى المعرفة بالنظام داخل المنشأة.

ويُحدَّد تاريخ التشغيل في بداية فترة محاسبية، فلا تتوزع فترة واحدة بين نظامين. وخطة الانتقال قائمة مراجعة بمواعيد ومسئولين: وقف القيد على النظام القديم، والجرد الفعلي، وترحيل الأرصدة النهائية ومطابقتها. وقرار التشغيل تتخذه اللجنة التوجيهية على معايير مكتوبة مسبقاً: محضر القبول موقَّع، والربط الضريبي مختبَر على البيئة الفعلية، والمستخدمون مدرَّبون، والأرصدة مطابَقة. فإن تخلّف أحدها تأجّل التشغيل.

وتُحدَّد فترة الدعم المكثف بمعايير خروج لا بعدد أسابيع: إتمام أول إقفال شهري على النظام الجديد، وإعداد أول إقرارات ضريبية منه، وخلو سجل المشكلات من مشكلة جسيمة مفتوحة. ثم يُسلَّم النظام بوثائقه: سجل الإعدادات، وأدلة الإجراءات، وقائمة المستخدمين وصلاحياتهم.

ولا يُستغنى عن النظام القديم، إذ تنص الفقرة الثالثة من المادة 38 من القانون 206 على ما يلي:

«وفى جميع الأحوال، يلتزم الممول أو المكلف بالاحتفاظ بالسجلات والدفاتر والمستندات بما فيها صور الفواتير لمدة خمس سنوات تالية للفترة الضريبية التى يُقدم عنها الإقرار».

فيبقى النظام القديم، أو أرشيف مقروء منه، متاحاً طوال هذه المدة على الأقل، ويُراعى ذلك قبل إنهاء ترخيصه.

أسباب التعثر

من الأسباب التي تتكرر عملياً:

• اتساع النطاق: متطلبات تُضاف بعد اعتماد التصميم دون طلب تغيير، كل منها صغير ومجموعها يستهلك الجدول.
• غياب المستخدمين الرئيسيين: يُسمَّون على الورق ولا يُفرَّغون، فيصمم المنفّذ على افتراضات ويختبر بنفسه، وتظهر الفجوات بعد التشغيل.
• التطوير الخاص بدل تغيير الإجراء: نقل النظام القديم أو جداول البيانات كما هي إلى النظام الجديد، فتزيد التكلفة ويثقل كل تحديث لاحق.
• البيانات غير النظيفة: عملاء وأصناف مكررة أو بلا أكواد، وأرصدة غير مطابَقة، تُرحَّل كما هي فتفسد التقارير من اليوم الأول.
• التشغيل قبل اختبار الربط الضريبي: تُرفض أولى الفواتير على المنظومة أو لا تُرسل، وقد تصدر فواتير خارج النظام لاستمرار البيع، فينشأ فرق بين الدفاتر والمنظومة.

ما ننصح به

• تعيين راعٍ للمشروع ومستخدم رئيسي لكل دورة قبل البدء، وتفريغ جزء محدد من وقتهم.
• النص في عقد التطبيق على مُخرَجات كل مرحلة، وربط دفعات العقد بقبولها.
• اعتماد وثيقة التصميم خطاً أساسياً للنطاق، وإخضاع كل إضافة لطلب تغيير مكتوب يُقدَّر أثره على التكلفة والجدول الزمني، وقصر التطوير الخاص على ما يفرضه القانون أو التزام تعاقدي.
• تنظيف البيانات الأساسية قبل الترحيل، ومطابقة الأرصدة المرحَّلة بتوقيع المدير المالي.
• اختبار الربط مع منظومتي الفاتورة والإيصال الإلكترونيين قبل قرار التشغيل، وإبقاء النظام القديم أو أرشيف مقروء منه متاحاً طوال مدة الاحتفاظ.

ويتولى قسم استشارات أنظمة ERP بالمكتب إعداد وثيقة المتطلبات، والإشراف على المنفّذ نيابةً عن المنشأة، ومراجعة مُخرَجات كل مرحلة قبل اعتمادها، واختبار الإعداد المحاسبي والضريبي والربط مع منظومات المصلحة قبل التشغيل.

محمود ناصف، الشريك المؤسس
محاسب قانوني، وزارة المالية المصرية

عضو جمعية المحاسبين والمراجعين المصرية
عضو جمعية الضرائب المصرية
عضو الجمعية المصرية للمالية العامة والضرائب

صفحة الشريك · حجز استشارة

تنويه: أُعدت هذه النشرة لأغراض العلم العام بالتشريع الساري في تاريخ نشرها، ولا تُشكّل رأياً مهنياً ولا استشارة ضريبية أو قانونية بشأن واقعة بعينها، ولا يجوز التعويل عليها بديلاً عن مشورة مبنية على فحص ظروف كل حالة على حدة. ولا تتحمل «ناصف وشركاه الدولية — محاسبون ومراجعون» مسئولية عن أي تصرف اتُّخذ أو امتُنع عنه استناداً إلى ما ورد بها. وتظل الأحكام الواردة بها رهناً بما قد يصدر من تشريعات أو قرارات لاحقة.