السجلات الإلزامية في قانون العمل: ما تمسكه المنشأة ومدة حفظه
ما السجلات التي يطلبها مكتب العمل في قانون العمل 14 لسنة 2025؟ ملف لكل عامل يُحفظ خمس سنوات على الأقل، وسجلات للأجور والجزاءات والتشغيل الإضافي والسلامة، ورقية أو إلكترونية.
إعداد قسم التأمينات والعمل · 15 أكتوبر 2026 · 6 دقائق قراءة
ملخص
- لكل عامل ملف ورقي أو إلكتروني يُحفظ خمس سنوات على الأقل من انتهاء علاقة العمل، وحتى الحكم البات إن قام نزاع (المادة 92 من قانون العمل 14 لسنة 2025)، وهي مدة الحفظ الوحيدة في القانون.
- تُمسك ورقياً أو إلكترونياً سجلات الأجور (المادة 105) والجزاءات المالية (المادة 153) والتشغيل الإضافي (قرار وزير العمل 291 لسنة 2025) والتفتيش اليومي على أماكن العمل (المادة 269)، وسجلات إحصاءات الإصابات لمن يلتزم بالإحصائية (القرار 126 لسنة 2003، الباقي بحكم المادة الحادية عشرة من مواد الإصدار).
- لا سجل مستقلاً للإجازات: بيانها في ملف العامل، ورصيدها يُسوّى كل ثلاث سنوات على الأكثر (المادتان 92 و125).
- الامتناع عن تقديم المستندات للمفتشين غرامته من 5,000 إلى 20,000 جنيه (المادة 297)، ومخالفة أحكام السلامة التي تتضمن سجلاتها من 5,000 إلى 100,000 جنيه (المادة 296).
الإطار القانوني
قانون العمل 14 لسنة 2025 (الجريدة الرسمية، العدد 18 (تابع) في 3 مايو 2025) مطبَّق منذ 1 سبتمبر 2025، والجهة التي يسميها أصحاب الأعمال «مكتب العمل» هي فيه «الجهة الإدارية المختصة»: الوزارة المعنية بشئون العمل ومديرياتها وإداراتها (المادة 1/بند 38). وتفصيل ما يُرسل إليها من بيانات، ومعه سجل ذوي الإعاقة والأقزام، في ملف المنشأة في مكتب العمل.
وتنص المادة الحادية عشرة من مواد الإصدار على أنه «إلى أن تصدر هذه القرارات يستمر العمل بالقرارات السارية في هذا الشأن بما لا يتعارض وأحكام هذا القانون والقانون المرافق»، فتبقى قرارات القانون الملغى 12 لسنة 2003 فيما لم يصدر له بديل.
ملف العامل
ينشئ صاحب العمل لكل عامل ملفاً فيه بياناته وأجره وما يطرأ عليه من تطورات وجزاءات وإجازات، ويودع فيه صورة العقد ومحاضر التحقيق وتقارير رؤسائه والكشف الطبي الابتدائي وما يفيد التأمين عليه (المادة 92)، والنماذج التأمينية في استمارات التأمينات 1 و2 و6. وأهم ما في المادة حكم الحفظ:
«وعليه أن يحتفظ بملف العامل ورقيًا أو إلكترونيًا لمدة خمس سنوات على الأقل تبدأ من تاريخ انتهاء علاقة العمل، وفي جميع الأحوال يجب الاحتفاظ بالملف عند وجود نزاع قضائي لحين الفصل في الدعوى بحكم بات» (المادة 92).
ومن يستخدم عشرة عمال فأكثر تحدد لائحته الإدارة المختصة بالملف وشكله ومحتوياته وضوابط حفظه وتداوله ومدة الاحتفاظ به «بما لا يخل بالأحكام القانونية المقررة»، ومن يحق لهم الاطلاع عليه (المادة 23 من قرار وزير العمل 162 لسنة 2026). وقراءتنا للنصين معاً أن المدة في اللائحة لا تنزل عن خمس سنوات. وتفصيل اللائحة في لائحة تنظيم العمل والجزاءات.
الأجور والإجازات وساعات العمل
| السجل | ما يُقيَّد فيه | السند |
|---|---|---|
| سجلات الأجور | بيانات العاملين والأجر المستحق لكل عامل | المادة 105 |
| سجل قيد العمال بالمنشأة | رقم شهادة قيد كل عامل وتاريخها أمام اسمه | المادة 35 |
| سجل الجزاءات المالية | سبب الجزاء واسم العامل ومقدار أجره، مع حساب خاص لحصيلتها | المادة 153 |
| سجل التشغيل الإضافي | ساعات العمل الأصلية والإضافية ومبرراتها، ووقتها ليلاً أو نهاراً، والأجر المستحق وما يفيد صرفه | المادة 2 من القرار 291 لسنة 2025 |
| سجل الأعمال المتقطعة بطبيعتها (تواجد حتى اثنتي عشرة ساعة يومياً) | ساعات العمل الأصلية، والتشغيل الفعلي الإضافي، وفترات الراحة، وساعات التواجد | المادة 3 من القرار 290 لسنة 2025 |
ومواعيد قيد العامل وإعادة شهادة قيده، التي يُدوَّن رقمها في سجل قيد العمال، في الإخطار بالتعيين وبانتهاء الخدمة لدى مكتب العمل.
ولا تبرأ ذمة صاحب العمل من الأجر إلا بتوقيع العامل بالاستلام في السجل المعد لذلك أو في كشوف الأجور، أو بتحويله إلى حسابه البنكي، ويعطيه بياناً بمفردات أجره (المادة 115).
ولا يفرد القانون سجلاً للإجازات؛ فبيان «ما حصل عليه من إجازات» جزء من ملف العامل (المادة 92). ومع ذلك يحتاج صاحب العمل إلى قيد دقيق للرصيد: فهو يُسوّي رصيد الإجازات أو مقابله كل ثلاث سنوات على الأكثر، ويستحق العامل مقابل رصيده إذا انتهت العلاقة قبل استنفاده، ويسقط حقه في مقابل الإجازة إذا رفض كتابةً القيام بها في الموعد الذي أُخطر به (المادة 125).
السلامة والصحة المهنية وإصابات العمل
يفرض القانون سجلين ورقيين أو إلكترونيين: سجلاً للتفتيش الدوري اليومي في كل وردية على أماكن العمل، وخاصة الخطرة منها (المادة 269/بند 1)، وسجلاً لحصر المواد الكيميائية الخطرة المتداولة ببياناتها، مع تسجيل ملوثات بيئة العمل التي يتعرض لها العمال والمواد والمخلفات الخطرة (المادة 249/بند 4).
وعلى المنشأة التي يعمل بها ثلاثون عاملاً فأكثر إحصائية نصف سنوية بالأمراض العادية والمزمنة والحوادث الجسيمة والإصابات خلال النصف الأول من يوليو ويناير (المادة 260). ولم نقف على قرار جديد بنماذجها، فيبقى قرار وزير القوى العاملة والهجرة 126 لسنة 2003 فيما لا يتعارض مع القانون، وفيه أن على المنشأة «أن تنشئ سجلات نوعية خاصة بالبيانات المطلوبة لكل إحصائية وأن تدون بياناتها أولاً بأول»، مع جواز استخدام الحاسب الآلي، والاحتفاظ بصورة ثالثة من كل إحصائية (المادة 4). وجاء ذلك في المادة الخاصة بالمنشأة التي يعمل بها خمسون عاملاً فأكثر، ولا نص يربطه بحد الثلاثين في القانون؛ وقراءتنا للنصين معاً أن من يلتزم بالإحصائية يحتاج سجلاتها. ومواعيد الإخطار بالإصابة في إصابات العمل.
ما يُعلَّق، وشكل السجلات
يُعلَّق جدول الراحة الأسبوعية وساعات العمل وفترات الراحة بالمداخل الرئيسية أو في مكان ظاهر (المادة 122)، ولائحة تنظيم العمل في مكان ظاهر بالمنشأة وفروعها ومواقع عملها لمن يستخدم عشرة عمال فأكثر (المادة 137)، ونظام تشغيل النساء في أماكن العمل أو تجمع العمال إن شغّلت المنشأة عاملة أو أكثر (المادة 59).
ويجيز النص صراحة الشكل الإلكتروني في المواد 92 و105 و153 و249 و269 وفي القرارين 290 و291 لسنة 2025. ولا يطّلع على ملف العامل إلا من رخص له القانون، ويُقدَّم إلى الجهة الإدارية أو المحكمة العمالية عند طلبه (المادة 92)، ولمن له صفة الضبطية القضائية «فحص الدفاتر والأوراق المتعلقة بذلك، وطلب المستندات والبيانات اللازمة» (المادة 276)، وعلى صاحب العمل تقديمها (المادة 277).
العقوبات
| المخالفة | الغرامة بالجنيه | السند |
|---|---|---|
| ملف العامل (92)، إثبات صرف الأجر (115)، الإجازة السنوية (125)، الإخطار بالتشغيل الإضافي (121)، نظام تشغيل النساء (59) | 500 إلى 5,000 | المادة 288 |
| سجل قيد العمال (35) | 500 إلى 1,000 | المادة 290 |
| جدول ساعات العمل (122) | 1,000 إلى 20,000 | المادة 286 |
| سجل الجزاءات المالية (153)، اللائحة (137) | 2,000 إلى 10,000 | المادة 283 |
| أحكام السلامة ومنها سجلاتها (249 و269)، والإحصائية والإخطار بالحادث الجسيم (260) | 5,000 إلى 100,000 | المادة 296 |
| عدم تقديم المستندات للمفتشين أو عدم الحضور (277 و278) | 5,000 إلى 20,000 | المادة 297 |
تضاعف الغرامة في العود في هذه المواد كلها، وتتعدد بعدد العمال المعنيين في المواد 286 و288 و290. ولا تذكر أيٌّ من مواد العقوبات المادةَ 105 (فالمادة 287 تعاقب على المادتين 104 و108، والمادة 288 على المادة 115) ولا القرارَ 291 (فالمادة 288 تعاقب على المادة 121 نفسها). وقراءتنا للنصوص معاً أن القرار 290 هو بموضوعه ما تحيل إليه المادة 119، فيقع سجله تحت المادة 288 التي تعاقب على مخالفة المادة 119 «والقرارات الوزارية المنفذة لها»، وأن الامتناع عن تقديم أي سجل للمفتش يقع تحت المادة 277 وعقوبتها في المادة 297. ويُعاقب المسئول عن الإدارة الفعلية للشخص الاعتباري بالعقوبة ذاتها إذا ثبت علمه بالمخالفة وأسهم إخلاله بواجبات الإدارة في وقوعها (المادة 298).
ما يترتب على المنشآت
- ملف لكل عامل يُحفظ خمس سنوات على الأقل بعد انتهاء العلاقة وحتى الحكم البات في أي نزاع.
- سجلات أجور تثبت الاستلام بالتوقيع أو بالتحويل البنكي، وبيان بمفردات الأجر لكل عامل.
- الإجازات مقيدة في ملف العامل، ورصيدها مُسوّى كل ثلاث سنوات على الأكثر، ورفض العامل الكتابي محفوظ.
- سجل للتشغيل الإضافي كلما وقع، ولساعات التواجد في الأعمال المتقطعة.
- سجل التفتيش اليومي، وسجل المواد الكيميائية الخطرة حيث تُتداول، وسجلات الإحصائية لمن يلتزم بها.
- جدول ساعات العمل معلق في المنشأة، واللائحة في المنشأة وفروعها ومواقع عملها، والنظام الإلكتروني قادر على استخراج أي سجل عند التفتيش.
ويتولى قسم التأمينات والعمل بالمكتب مراجعة ملفات العاملين وسجلات الأجور والإجازات والسلامة قبل التفتيش واستكمال ما ينقص منها، ضمن خدمات التأمينات الاجتماعية وعلاقات العمل.
محمود ناصف، الشريك المؤسس
محاسب قانوني، وزارة المالية المصرية
عضو جمعية المحاسبين والمراجعين المصرية
عضو جمعية الضرائب المصرية
عضو الجمعية المصرية للمالية العامة والضرائب
تنويه: أُعدت هذه النشرة لأغراض العلم العام بالتشريع الساري في تاريخ نشرها، ولا تُشكّل رأياً مهنياً ولا استشارة ضريبية أو قانونية بشأن واقعة بعينها، ولا يجوز التعويل عليها بديلاً عن مشورة مبنية على فحص ظروف كل حالة على حدة. ولا تتحمل «ناصف وشركاه الدولية — محاسبون ومراجعون» مسؤولية عن أي تصرف اتُّخذ أو امتُنع عنه استناداً إلى ما ورد بها. وتظل الأحكام الواردة بها رهناً بما قد يصدر من تشريعات أو قرارات لاحقة.