ملف المنشأة في مكتب العمل: ما يُرسل وما يُحفظ وفق قانون العمل الجديد
ما الذي يطلبه مكتب العمل من المنشأة في قانون العمل 14 لسنة 2025؟ بيان بالعمال خلال 30 يوماً من بدء العمل ثم كل يناير، وعقود وملفات وسجلات تُحفظ، وإخطارات بمواعيد محددة.
ملخص
- يُطبَّق قانون العمل 14 لسنة 2025 منذ 1 سبتمبر 2025، والجهة التي تتعامل معها المنشأة فيه هي «الجهة الإدارية المختصة»: وزارة العمل ومديرياتها وإداراتها (المادة 1/بند 38).
- خلال ثلاثين يوماً من بدء العمل بالمنشأة يُرسل إليها بيان مفصل بعدد العمال وفئاتهم وأجورهم، ثم في يناير من كل عام بيان بما تغيّر وبالوظائف الشاغرة (المادة 36).
- تُودَع لديها النسخة الرابعة من كل عقد عمل (المادة 89)، وتُخطَر بصورة جدول ساعات العمل والراحة خلال سبعة أيام من تنفيذه أو تعديله (المادة 122).
- لكل عامل ملف ورقي أو إلكتروني يُقدَّم إليها عند الطلب ويُحفظ خمس سنوات على الأقل بعد انتهاء علاقة العمل (المادة 92).
- عدم إرسال بيان المادة 36 غرامته من 1,000 إلى 20,000 جنيه، تتعدد بعدد العمال المعنيين وتضاعف في العود (المادة 286).
الجهة المختصة والقانون الساري
نُشر القانون 14 لسنة 2025 في الجريدة الرسمية، العدد 18 (تابع) في 3 مايو 2025، وألغى القانون 12 لسنة 2003، ويُعمل به «من أول الشهر التالي لانقضاء تسعين يومًا من تاريخ نشره» (المادة الثالثة عشرة من مواد الإصدار). وبحساب التسعين يوماً من اليوم التالي للنشر، دون احتساب يوم النشر، يكون آخرها 1 أغسطس 2025، فيُعمل بالقانون منذ 1 سبتمبر 2025.
ولا يستعمل القانون تعبير «مكتب العمل» للجهة التي تتعامل معها المنشأة، بل «الجهة الإدارية المختصة»، وهي «الوزارة المعنية بشئون العمل ومديرياتها وإداراتها التابعة لها على مستوى الجمهورية» (المادة 1/بند 38)، ويحدد الوزير بقرار اختصاصها في تطبيق القانون (المادة 13)، وهو قرار وزير العمل 260 لسنة 2025. فطلب التصديق على لائحة تنظيم العمل مثلاً يُقدَّم إلى «مديرية العمل المختصة (مكتب علاقات العمل)» (المادة 7 من قرار وزير العمل 162 لسنة 2026).
ما يُرسل إلى الجهة الإدارية ومواعيده
| ما يُرسل أو يُودَع | الميعاد | السند |
|---|---|---|
| بيان مفصل بعدد العمال طبقاً لمؤهلاتهم ومهنهم وفئات أعمارهم وجنسياتهم ونوعهم وأجورهم | 30 يوماً من بدء العمل بالمنشأة | المادة 36/1 |
| تعديلات هذا البيان، والوظائف الشاغرة والملغاة، والاحتياجات المتوقعة للعام التالي، على نماذج الوزارة | شهر يناير من كل عام | المادة 36/2 |
| قيد اسم العامل المعيَّن دون شهادة قيد | 30 يوماً من تسلمه العمل | المادة 33 |
| إعادة شهادة قيد العامل مستوفاة البيانات | 45 يوماً من استلامه العمل | المادة 35 |
| بيان بالعدد الإجمالي للعاملين متضمناً عدد ذوي الإعاقة والأقزام منهم، وعدد الوظائف التي يشغلونها وطبيعتها، وأجر كل منهم، على النموذج المرافق لقرار وزير العمل 271 لسنة 2025 (للمنشأة التي يعمل بها أشخاص ذوو إعاقة أو أقزام) | خلال شهري يناير ويوليو من كل عام | المادة 37؛ القرار 271 لسنة 2025 |
| النسخة الرابعة من عقد العمل، ويجوز إيداعها إلكترونياً | لم يحدد القانون ميعاداً | المادة 89؛ القرار 260 لسنة 2025 |
| صورة جدول الراحة الأسبوعية وساعات العمل وفترات الراحة وتعديلاته | 7 أيام من تنفيذه على الأكثر | المادة 122 |
| مبررات التشغيل الإضافي لضرورات عمل غير عادية أو ظروف استثنائية، والمدة اللازمة لإتمام العمل | 7 أيام من وقوع هذه الظروف | المادة 121 |
| ما تطلبه الوزارة من بيانات لقواعد بيانات العمالة | 30 يوماً من الطلب | المادة 38 |
وكانت المادة الثامنة من مواد الإصدار قد ألزمت المنشآت الخاضعة للقانون بإرسال البيان المفصل نفسه إلى الوزارة خلال ثلاثين يوماً من تاريخ العمل به، ثم ألزم قرار وزير العمل 270 لسنة 2025 المنشآت القائمة عند العمل به في 31 ديسمبر 2025 بإرساله إلى مديرية العمل المختصة، ورقياً أو إلكترونياً، خلال ثلاثين يوماً من ذلك التاريخ. وقد انقضت المهلتان، والموعد الدوري التالي يناير 2027.
ولا يجوز تشغيل العامل إلا إذا كان حاصلاً على شهادة قيد من الجهة الإدارية، واستثناءً يجوز تعيينه بشرط قيد اسمه لديها خلال ثلاثين يوماً من تسلمه العمل (المادة 33)، ثم يُدوَّن رقم الشهادة وتاريخها أمام اسمه في «سجل قيد العمال بالمنشأة» (المادة 35).
وفيما يخص انتهاء الخدمة، تُقدَّم الاستقالة كتابة، موقعة من العامل أو وكيله الخاص و«معتمدة من الجهة الإدارية المختصة»، ولا تنتهي الخدمة إلا بقرار قبولها، وتُعتبر مقبولة إذا لم يُبت فيها خلال عشرة أيام من تقديمها (المادة 167). وتُخطَر الجهة الإدارية بانتهاء خدمة الأجنبي المعفى من شرط الترخيص (المادة 71)، وبقرار الاستغناء عن عمال عند إغلاق المنشأة جزئياً أو تقليص حجمها أو نشاطها مع مبرراته ومعاييره (المادة 5 من قرار وزير العمل 301 لسنة 2025)، وما يطرأ على أعداد العمال يرد في تعديلات بيان يناير (المادة 36). أما إخطار الهيئة القومية للتأمين الاجتماعي بانتهاء الخدمة فالتزام مستقل تفرضه اللائحة التنفيذية لقانون التأمينات الاجتماعية والمعاشات على النموذج 6، وتفصيله في استمارات التأمينات 1 و2 و6.
ملف العامل
«وعليه أن يحتفظ بملف العامل ورقيًا أو إلكترونيًا لمدة خمس سنوات على الأقل تبدأ من تاريخ انتهاء علاقة العمل، وفي جميع الأحوال يجب الاحتفاظ بالملف عند وجود نزاع قضائي لحين الفصل في الدعوى بحكم بات» (المادة 92).
يتضمن الملف اسم العامل ومهنته ودرجة مهارته عند التحاقه ومحل إقامته وحالته الاجتماعية وتاريخ بداية خدمته وأجره، وما يطرأ عليه من تطورات وجزاءات وإجازات. ويُودَع فيه صورة العقد، ومحاضر التحقيق إن وجدت، وتقارير رؤسائه وفقاً للائحة المنشأة، وما يفيد التأمين عليه لدى الهيئة القومية للتأمين الاجتماعي، والكشف الطبي الابتدائي، وسائر الأوراق المتعلقة بخدمته. ولا يطلع عليه إلا من رخص له القانون، ويُقدَّم إلى الجهة الإدارية أو المحكمة العمالية عند طلبه (المادة 92).
السجلات وما يُعلَّق في المنشأة
يمسك صاحب العمل، ورقياً أو إلكترونياً:
- سجل قيد العمال بالمنشأة، برقم شهادة قيد كل عامل وتاريخها (المادة 35).
- سجلات ببيانات العاملين والأجر المستحق لكل منهم (المادة 105). ولا تبرأ ذمته من الأجر إلا بتوقيع العامل بالاستلام في السجل المعد لذلك أو في كشوف الأجور، أو بتحويل الأجر إلى حسابه البنكي، ويعطيه بياناً بمفردات أجره (المادة 115).
- سجل التشغيل الإضافي إن وُجد، بساعات العمل الأصلية والإضافية ومبرراتها ووقتها والأجر المستحق عنها وما يفيد صرفه (المادة 2 من قرار وزير العمل 291 لسنة 2025).
- سجل الجزاءات المالية، بسبب كل جزاء واسم العامل ومقدار أجره، مع حساب خاص لحصيلتها (المادة 153).
- سجل الأشخاص ذوي الإعاقة والأقزام الملحقين بالعمل، يُقدَّم إلى الجهة الإدارية كلما طلبته (المادة 37).
ويُعلَّق جدول الراحة الأسبوعية وساعات العمل وفترات الراحة بالمداخل الرئيسية أو في مكان ظاهر (المادة 122)، ونظام تشغيل النساء إذا شغّلت المنشأة عاملة أو أكثر (المادة 59).
ومن يستخدم عشرة عمال فأكثر يُعد لائحة بقواعد تنظيم العمل خلال ستين يوماً من بداية عمل المنشأة أو بلوغ هذا العدد أو نفاذ القانون بحسب الأحوال، ويسلّم الجهة الإدارية نسخة منها للتصديق، ويعلقها في المنشأة وفروعها ومواقع عملها (المادة 137).
أما أحكام اللائحة والجزاءات، وإجراءات التفتيش، وتفصيل إخطارات التعيين وانتهاء الخدمة والسجلات الإلزامية، والسلامة والصحة المهنية، وتشغيل الأطفال والأجانب، فخارج نطاق هذا المقال.
العقوبات
| المخالفة | الغرامة بالجنيه | السند |
|---|---|---|
| بيان العمال (المادة 36)، أو جدول ساعات العمل وإخطاره (المادة 122)، أو البيانات التي تطلبها الوزارة (المادة 38) | 1,000 إلى 20,000 | المادة 286 |
| قيد العامل وإعادة شهادة قيده (المادتان 33 و35)، وبيان ذوي الإعاقة والأقزام (المادة 37 فقرة ثانية) | 500 إلى 1,000 | المادة 290 |
| عقد العمل ونسخه (المادة 89)، وملف العامل (المادة 92)، وإثبات صرف الأجر (المادة 115)، والإخطار بالتشغيل الإضافي (المادة 121)، ونظام تشغيل النساء (المادة 59) | 500 إلى 5,000 | المادة 288 |
| لائحة تنظيم العمل (المادة 137)، وسجل الجزاءات المالية (المادة 153) | 2,000 إلى 10,000 | المادة 283 |
| عدم تسهيل مهمة المفتشين أو تقديم المستندات والبيانات إليهم، أو عدم الاستجابة لطلب الحضور (المادتان 277 و278) | 5,000 إلى 20,000 | المادة 297 |
وتتعدد الغرامة في المواد 286 و288 و290 بتعدد العمال الذين وقعت المخالفة في شأنهم، وتضاعف في العود في جميع المواد المذكورة. ويُعاقب المسئول عن الإدارة الفعلية للشخص الاعتباري بالعقوبة ذاتها إذا ثبت علمه وأسهم إخلاله بواجباته في وقوع المخالفة، ويكون الشخص الاعتباري مسئولاً بالتضامن عن الغرامات والتعويضات المحكوم بها (المادة 298).
ما يترتب على المنشآت
- بيان يناير 2027، والبيان الأول لكل منشأة جديدة خلال ثلاثين يوماً من بدء عملها (المادة 36)، وبيان ذوي الإعاقة والأقزام في يناير ويوليو لمن يشغّلهم (القرار 271 لسنة 2025).
- عقد بالعربية من أربع نسخ لكل عامل، الثالثة لمكتب التأمين الاجتماعي والرابعة للجهة الإدارية (المادة 89)، مع فتح ملف المنشأة لدى التأمينات في موعده.
- ملف لكل عامل بمحتويات المادة 92، يُحفظ خمس سنوات على الأقل بعد انتهاء العلاقة، وحتى الفصل بحكم بات في أي نزاع قضائي.
- جدول ساعات العمل والراحة معلق، وصورة كل تعديل له لدى الجهة الإدارية خلال سبعة أيام.
- سجلات أجور بتوقيعات الاستلام أو إثبات التحويل البنكي، وسجل للجزاءات المالية بحساب مستقل.
- الدفاتر والملفات والسجلات جاهزة للتفتيش؛ فلمفتش العمل فحص الدفاتر والأوراق وطلب المستندات والبيانات (المادتان 276 و277)، والامتناع عن تقديمها غرامته من 5,000 إلى 20,000 جنيه (المادة 297).
ويتولى قسم التأمينات والعمل بالمكتب إعداد بيانات المنشأة لمكتب العمل ومراجعة ملفات العاملين وسجلات المنشأة قبل التفتيش، ضمن خدمات المرتبات والتأمينات.
محمود ناصف، الشريك المؤسس
محاسب قانوني، وزارة المالية المصرية
عضو جمعية المحاسبين والمراجعين المصرية
عضو جمعية الضرائب المصرية
عضو الجمعية المصرية للمالية العامة والضرائب
تنويه: أُعدت هذه النشرة لأغراض العلم العام بالتشريع الساري في تاريخ نشرها، ولا تُشكّل رأياً مهنياً ولا استشارة ضريبية أو قانونية بشأن واقعة بعينها، ولا يجوز التعويل عليها بديلاً عن مشورة مبنية على فحص ظروف كل حالة على حدة. ولا تتحمل «ناصف وشركاه الدولية — محاسبون ومراجعون» مسؤولية عن أي تصرف اتُّخذ أو امتُنع عنه استناداً إلى ما ورد بها. وتظل الأحكام الواردة بها رهناً بما قد يصدر من تشريعات أو قرارات لاحقة.